Avant tout, l'usage des e-mails en milieu professionnel est considéré comme un outil de productivité. Les Américains ont depuis longtemps dépassé l'aspect "nouveauté" des emails, et utilisent ce système comme un outil de communication standard. N'imaginez même pas une carte de visite sans une adresse email ! Que ce soit pour envoyer une proposition commerciale à un client, rappeler l'heure d'un rendez-vous ou répondre à des questions techniques, l'email est largement utilisé. En fonction du client, après avoir établi un premier contact téléphonique ou en personne (par exemple lors d'un salon professionnel), il est courant de ne communiquer que par email.
Contrairement au téléphone, vous n'êtes pas interrompu dans votre travail et vous pouvez consacrer des créneaux horaires dans la journée dédiés au traitement du courrier électronique. Statistiquement, le traitement d'un e-mail dans un contexte professionnel prend 5 fois moins de temps que le même contenu traité lors d'une conversation téléphonique et est moins coûteux.
De plus, le courrier électronique permet de mettre en copie plusieurs personnes sans les obliger à se rendre disponibles comme lors d'une conférence téléphonique. Néanmoins, il est admis que les e-mails ne peuvent pas complètement remplacer le contact direct, principalement quand le contenu du sujet à aborder est complexe. Il en résulte que les emails aux U.S. sont extrêmement informels, et vont directement au cœur du sujet. Pas de "how are you today" ou autre formule de politesse (notez que celles-ci ne sont pas exclues mais elles ne sont pas obligatoires). Un email pour confirmer un rendez-vous peut typiquement se limiter à: "Hi Bob, Just wanted to confirm our meeting at 10 AM on Friday in your office. Could you please send me directions? Regards, Bill"
Allez directement au cœur du sujet sinon votre email sera ignoré. Plus d'un businessman américain sur 3 se dit débordé par ses emails...
En revanche, répondez promptement et de manière précise à tous les emails que vous recevez de vos clients, même si c'est pour dire "Hi Bob, thanks for your email. I will investigate your questions and come back to you tomorrow. Thanks, Bill".
Il est très important dans la culture américaine de montrer à vos clients, salariés ou partenaires que vous prêtez réellement attention à leurs problèmes.
L'usage des majuscules pour l'écriture d'un mot complet est à faire avec parcimonie. Cela correspondant en effet à élever la voie dans une conversation... donc à une forme d'agression. Enfin, mais cela est aussi valable en français, n'utilisez la fonction "accusé de réception" que si vous avez déjà envoyé le même email plusieurs fois sans réponse. Son usage systématique avec agaçant et marque votre manque de confiance pour votre interlocuteur.